Informace o zpracování osobních údajů SPISARIO
Verze 09.10.2026. Tyto informace popisují zpracování osobních údajů při provozu SPISARIA.
Tyto informace jsou určeny návštěvníkům webu SPISARIO, uživatelům, objednatelům a kontaktním osobám kanceláří. Rozlišují vlastní provozní údaje poskytovatele od obsahu kanceláře. Nenahrazují informace, které musí svým klientům a dalším osobám poskytnout příslušná kancelář.
Kdo údaje zpracovává a v jaké roli
Pro údaje používané k uzavírání a správě vlastních smluv, účtů, plateb, zákaznické podpory a bezpečnosti služby je správcem Miloš Loužecký, IČO 23654538, sídlo Straky 61, 417 71 Zabrušany, Česká republika, e-mail info@spisario.cz, telefon +420 605 939 980. Na tento e-mail lze poslat také žádost týkající se osobních údajů. Povinnost jmenovat pověřence se vyhodnotí podle skutečného rozsahu služby; uvedený e-mail není tvrzením, že již byl pověřenec jmenován.
Údaje, které zákazník vloží do své kanceláře — například klienty, spisy, úkony, faktury a dokumenty — zpracovává provozovatel SPISARIA zpravidla podle pokynů zákazníka jako zpracovatel, nikoli pro vlastní účely. Zákazník může sám jednat jako správce, případně jako zpracovatel pro svého klienta; rozhoduje skutečná činnost, nikoli název uživatelské role. Dotazy týkající se obsahu konkrétní kanceláře směřujte nejprve na kancelář, která údaje vložila. SPISARIO jí poskytne součinnost podle zpracovatelské smlouvy, ale bez oprávnění samo nerozhodne o vydání celého cizího spisu. Postavení osoby vedoucí výlučně soukromou agendu se posoudí podle konkrétního použití služby.
Při založení osobního účtu se zadává jméno, e-mail a heslo a eviduje se ověření e-mailu. Při používání služby vznikají údaje o roli, členství v kanceláři, pozvánkách, přihlášení a významných změnách. Při objednávce se zaznamená název kanceláře, počet míst, měsíční nebo roční období, cena a sleva, verze přijatých podmínek, identita a čas přijetí, variabilní symbol, výzva, stav platby, doklad a placené období. Pro fakturaci formulář vyžaduje jméno nebo název objednatele, adresu a fakturační e-mail; u podnikatele IČO. DIČ a telefon jsou nepovinné. Datum narození kontaktní osoby a datum vzniku podnikání jsou také nepovinné. Obsah podpory se používá jen k vyřízení požadavku.
Účely, údaje a právní základy
| Účel | Obvyklé údaje | Právní základ; konkrétní retence |
|---|---|---|
| Jednání a plnění smlouvy s fyzickou osobou | Jméno, kontakty, identifikace objednávky, sjednaný tarif a platba | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; po skončení jen po dobu potřebnou k vypořádání vztahu a nároků. |
| Komunikace se zástupcem právnické osoby a správa pracovních přístupů | Jméno, služební e-mail, role, členství v kanceláři, záznam o oprávnění | Oprávněný zájem na plnění vztahu a zabezpečení, čl. 6 odst. 1 písm. f); rozsah a dobu přístupových záznamů omezujeme na nezbytnost. |
| Fakturace a zákonné účetní/daňové povinnosti | Identifikační a platební údaje, účetní doklady | Právní povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. c); doklady se uchovávají po lhůty podle příslušných účetních a daňových předpisů, odděleně od klientských spisů. |
| Platební výzvy, upozornění na další období a ruční párování úhrad | Fakturační e-mail, kancelář, počet míst, částka, VS, stav a datum úhrady; při ručním ověření nezbytné údaje z výpisu | Plnění smlouvy s fyzickou osobou nebo oprávněný zájem na správě vztahu s právnickou osobou. Nezaplacení informace na další období samo nevytváří dluh. |
| Nepovinná připomínka narozenin kontaktní osoby v neveřejné správě platformy | Datum narození, jméno a příslušnost ke kanceláři | Samostatný dobrovolný souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a); bez vyplnění data a souhlasu se údaj neukládá. O odstranění lze požádat na uvedeném kontaktu. Žádné blahopřání se neposílá automaticky. |
| Připomínka výročí vzniku objednatele | Nepovinné datum vzniku podnikání nebo společnosti a obchodní název | U společnosti samotné nejde o údaj fyzické osoby; u podnikající fyzické osoby se použije oprávněný zájem podle písm. f). Dotčená osoba může vznést námitku nebo požádat o odstranění nepovinného údaje. |
| Přihlášení, ochrana účtu a řešení incidentů | Identifikátory účtu, časy přihlášení, technické a bezpečnostní záznamy, v nutném rozsahu IP adresa | Oprávněný zájem na bezpečném provozu, čl. 6 odst. 1 písm. f), případně konkrétní právní povinnost. Záznamy neslouží k nesouvisejícímu sledování pracovníků. |
| Vyřízení žádostí a podpory | Kontaktní údaje a obsah požadavku | Podle okolností plnění smlouvy, právní povinnost či oprávněný zájem na řádném vyřízení; podpora neotevírá obsah kanceláře bez nezbytného důvodu. |
Nezbytné údaje jsou označeny v objednávce nebo formuláři; bez nich nelze založit účet, uzavřít smlouvu nebo vystavit doklad. V registračním formuláři lze zvolit též soukromou osobu mimo podnikání. Telefon, DIČ, datum narození a datum vzniku lze vynechat; použití ARES není podmínkou. Provozní výzva k úhradě nebo upozornění na konec již zaplaceného období nesmí být zaměněny s marketingovým sdělením; zákazník může požádat o zastavení připomínek dalšího období. Marketing ani nepovinná analytika nejsou podmínkou služby. Seznámení s těmito informacemi není všeobecným „souhlasem s GDPR“.
Odkud údaje pocházejí, komu se předávají a kde
Při dobrovolném použití tlačítka „Načíst z ARES“ se podle IČO předvyplní obchodní název, sídlo a případně DIČ či datum vzniku; před odesláním je může uživatel upravit. Zadané IČO se při vyhledání předává službě ARES. Při práci s kancelářským obsahem mohou být další údaje získány od zákazníka nebo jeho oprávněných uživatelů, nikoli přímo od dotčené osoby.
Údaje získáváme přímo od uživatele, od správce jeho kanceláře při pozvání, při použití aplikace a případně z veřejných registrů při ověřování obchodních údajů. Přístup mohou mít pověřené osoby provozovatele a oprávnění uživatelé příslušné kanceláře. Mezi technické dodavatele patří Cloudflare (web, aplikace, databáze a dokumenty), Resend (provozní e-maily) a Backblaze (šifrované nezávislé zálohy). Banka zpracovává platební údaje podle své role. Nezbytný přístup mohou mít také účetní a právní poradci nebo orgány veřejné moci, vyžaduje-li to zákon. Úlohy podzpracovatelů kancelářského obsahu vymezuje příloha zpracovatelské smlouvy.
Přístup ze země mimo Evropský hospodářský prostor se může z právního hlediska považovat za předání i tehdy, když je úložiště fyzicky v EU. Konkrétní místo zpracování a případné předání se liší podle dodavatele a použité služby. Pokud dochází k předání mimo EHP, musí být zajištěn právní mechanismus podle kapitoly V GDPR, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky. Informace o konkrétním mechanismu pro příslušného dodavatele a možnosti získání jeho kopie poskytujeme na žádost zaslanou na info@spisario.cz.
Jak dlouho údaje držíme
Doba uchování se řídí účelem a zákonnými povinnostmi. Účet a členství v kanceláři se používají po dobu smluvního vztahu; po jeho skončení se ponechá jen rozsah nutný pro uzavření vztahu, řešení nároků a zákonné povinnosti. Obchodní objednávky, souhlasy a účetní doklady provozovatele se uchovávají odděleně po příslušných zákonných lhůtách. Převzetí obsahu kanceláře a výmaz aktivních kopií po skončení služby se řídí podmínkami vztahu s konkrétní kanceláří. Šifrované záložní kopie se vyřazují podle samostatného cyklu; již vytvořená kopie může po omezenou dobu obsahovat i záznam později odstraněný z aktivní agendy. Auditní a bezpečnostní záznamy se drží jen po dobu nezbytnou pro ochranu služby a řešení incidentů, podporové požadavky po dobu potřebnou k vyřízení a doložení komunikace, datum narození jen po dobu trvání souhlasu a relevantního kontaktu. Uchování vlastního účetního dokladu neprodlužuje uchování celého klientského spisu.
Vaše práva a kontakt
Podle podmínek GDPR můžete žádat přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku; případný souhlas lze odvolat bez dopadu na předchozí zákonnost. Žádost pošlete na info@spisario.cz. Totožnost ověříme přiměřeně; odpovíme zpravidla do jednoho měsíce, případné zákonné prodloužení vysvětlíme včas. U údajů, které spravuje zákaznická kancelář, pomůžeme jejímu správci žádost vyřídit, ale nerozhodujeme sami o vydání obsahu celého spisu.
Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Poskytnutí osobních údajů jen proto, že je někdo uveden v cizím spisu, samo o sobě neznamená smlouvu této osoby s provozovatelem SPISARIA.
Podání stížnosti není podmíněno předchozím kontaktováním provozovatele. Práva nejsou absolutní: například výmaz nelze provést v rozsahu, v němž právní předpis vyžaduje uchování konkrétního obchodního dokladu. Na žádost o opravu nebo výmaz údajů ve spisu odpovídá příslušná kancelář jako správce; SPISARIO jí poskytuje součinnost.
Cookies, obdobné ukládání a automatizace
Pro přihlášení a bezpečný provoz používáme nezbytné relační cookies. V místním úložišti prohlížeče si aplikace pamatuje některé volby rozhraní, například připnutí boční nabídky a přečtená upozornění; v úložišti relace dočasně uchovává stav některých rozpracovaných obrazovek a potvrzení po uložení. Tyto položky neslouží k reklamnímu sledování. Pokud bychom v budoucnu zavedli nepovinnou analytiku nebo reklamu, před jejím zapnutím posoudíme samostatnou volbu uživatele; souhlas s obchodními podmínkami ji nenahrazuje.
Systém počítá cenu podle počtu míst a období a může připravovat provozní upozornění. Podle nynějšího postupu připsání platby kontroluje člověk; samotný výpočet ceny či odeslání upozornění nepředstavují rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování s právními či obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR. Před případným zavedením automatického schvalování, hodnocení zákazníků nebo AI funkcí bude účel, právní základ a informační povinnost posouzena znovu.
Zabezpečení a změny těchto informací
Přístup k pracovnímu prostoru je vázán na přihlášeného uživatele a jeho oprávnění. Kanceláře jsou oddělené; významné změny se zapisují do auditní historie. Nezávislá záloha je před uložením do Backblaze šifrována. Podrobnější technická a organizační opatření a postup při incidentu obsahuje bezpečnostní příloha zpracovatelské smlouvy.
Verze těchto informací je uvedena v úvodu. Změní-li se podstatně účel, příjemci, předávání, retenční pravidla či technologie zasahující do soukromí, informace aktualizujeme a dotčené osoby přiměřeně informujeme. Nový účel vyžaduje samostatné posouzení právního základu; pouhá změna textu jej sama nezakládá.
Právní rámec: GDPR a informace ÚOOÚ o právech subjektu údajů.